Kriterien Rechnungsprüfung + Kassaführung

Die nachfolgenden Kriterien für die Rechnungsprüfung und Kassaführung werden den gewählten Rechnungsprüfer/innen und dem/der Kassier/in und Kassier/in Stv. nach der jährlichen HV zur Kenntnis gebracht und bei der 1. Ausschusssitzung des neuen Schuljahres beschlossen.

Kriterien Kassaprüfung:

1. Die Rechnungsprüfung erfolgt aufgrund der Statuten des Elternvereins, gemäß den jeweiligen Sitzungsbeschlüssen und den vereinsinternen Unterstützungsrichtlinien.
2. Für die Rechnungsprüfer/innen (kurz RP genannt) müssen jene Sitzungsprotokolle zur Einsicht oder Prüfung vorliegen, die Aufschluss über Buchungen oder Beschlüsse geben können.
3. Die RP dürfen gemäß den Statuten außer der Hauptversammlung auch noch den Ausschusssitzungen beiwohnen, wenn sie sich über die EV-Arbeit informieren möchten. Sie haben jedoch kein Stimmrecht.
4. Die RP sollten sich auch laufend über die EV-Arbeit informieren und daher alle Aussendungen und Protokolle lesen.
5. Die RP müssen die Einnahmen und Ausgaben des EV kontrollieren, sowie die statutengemäße Verwendung der Geldmittel überprüfen. Darüber hinaus sind noch offene Verbindlichkeiten und Forderungen in die Prüfung mit einzubeziehen. Eine Prüfung etwaiger Sachbestände und deren Übereinstimmung mit den Eintragungen in den Büchern können bei Bedarf durchgeführt werden.
6. Die RP haben darauf zu achten, dass für alle Ein- und Ausgänge entsprechende Bankauszüge, Belege, Beschlüsse oder Vereinbarungen (siehe Punkt 1) vorhanden sind und dass die Belege entsprechend geordnet und mit Buchungsnummern versehen sind.
7. Die Prüfung der einzelnen Zahlscheine für die Eingänge der Mitgliedsbeiträge, Vorauskasse Jahresbericht, Spenden, kann auch nur in Stichproben erfolgen, außer es ergeben sich aus den Stichproben grobe Fehleingaben, dann müssen die Belege zur Gänze geprüft werden.
8. Die RP haben weiters zu prüfen, ob alle offenen Rechnungen, die uns bis zum Kassaschluss Ende August für das vergangene Schuljahr vorliegen, bezahlt worden sind und die Auszahlungen an die Schule (z.B. Vorbestellung Jahresbericht, Projektunterstützungen, Spenden), sowie die Unterstützungsbeitragsauszahlungen termingerecht erfolgt sind.
9. Für die Auszahlung von Trinkgeldern an die Schulwarte ist ein von der/dem Vorsitzenden und der/dem Kassier/in unterfertigter selbst geschriebener Beleg zulässig.
10. Die notwendigen Unterlagen für Einsicht und Abschlussprüfung sind: Kassabuch, geordnete Eingang- und Ausgangsbelege, Aufstellung der Ein- und Ausgaben sowie der Auflistung der zugeordneten Beträge, eine Aufstellung der offenen Verbindlichkeiten und Forderungen, geordnete Kontoauszüge, HV und Vorstandsprotokolle, Kassabericht des Vorjahres (zur Überprüfung des Kassaanfangstandes und für die Übersicht der noch offenen Verbindlichkeiten und Forderungen aus dem Vorjahr), sowie die Inventarliste.
11. Um die Rechnungsprüfung einfacher zu gestalten, ist ein erster Kassaeinsichtstermin nach dem Abschluss des 1. HJ (Stichtag 31. 1.) bis spätestens Ende März vorzunehmen. Die abschließende Rechnungsprüfung ist so rechtzeitig zu vereinbaren, dass den RP noch mindestens 6 Wochen bis zur Hauptversammlung bleiben, damit spätestens 14 Tage vor der HV der unterfertigte Kassa- und Prüfungsbericht dem Vorstand vorgelegt werden kann. Der Termin der HV wird bereits am Ende des laufenden Schuljahres vom Vorstand festgelegt und bekannt gegeben.
12. Die RP sind beauftragt, gleich nach der Beschlussfassung der Kriterien in der 1. Ausschusssitzung mit der/dem jeweiligen Kassier/in die jeweiligen Termine auszumachen und diese auch dem Vorstand schriftlich mitzuteilen.
13. Diese Prüfungs- und Einsichtstermine sind mit einer Abgrenzung von 14 Tagen einzuhalten.
14. Die RP sind verpflichtet, über die stattgefundene Einsicht und Prüfung der/dem Obfrau/Obmann Bericht zu erstatten, ebenso, wenn die vereinbarten Termine nicht eingehalten werden können.
15. Sollte es im Zuge der Einsicht oder Endprüfung der Kassa, die gemeinsam mit der/dem Kassier/in und auf Wunsch mit der/dem Kassier/in-Stv. und/oder der/dem Obfrau/Obmann zu erfolgen hat, zu Einwänden oder Beanstandungen hinsichtlich der RP kommen, dann müssen diese noch vor Ort der/dem Kassier/in mündlich und innerhalb von zwei Werktagen der/dem Kassier/in und dem Vorstand dann auch schriftlich vorgelegt werden.

Kriterien der Kassaführung:

1. Das Kassabuch des jeweiligen Schuljahres wird jeweils vom 1. Sep. bis 31. August geführt.
2. Eingänge, Rechnungen oder Auszahlungen aus dem Schuljahr, die nach dem 31. August beim Vorstand einlangen, werden bereits in die Kassa des nachfolgenden Jahres hineingenommen. Beim Kassabericht in der jeweiligen HV wird aber entsprechend darauf hingewiesen.
3. Es ist ein Ordnungssystem zu führen, das jederzeit eine eindeutige Identifizierung der Zuordnung von Kassabuch und Beleg und vice versa möglich macht.
4. Alle Belege gehören nach Buchungsdatum durchnummeriert.
5. Die Zahlungseingänge aus der Einzahlung des Mitgliedsbeitrages (zuzüglich möglicher Spenden oder Einhebungen) müssen genau nach Angabe in der Einzahlung aufgegliedert und entsprechend zugeordnet werden.
6. Sollte bei einer Einzahlung die Aufteilung nicht genau angegeben worden sein, dann wird nach folgender Logik vorgegangen: Wenn aufgrund der einbezahlten Summe die Zuordnung leicht zu identifizieren ist, dann erfolgt die Zuordnung entsprechend. Sollte der einbezahlte Betrag nicht klar zuzuordnen sein, dann wird zuerst der Mitgliedsbeitrag, danach etwaige Einhebungen (z.B. Vorauskassa Jahresbericht) und dann etwaige Spendenaufträge abgedeckt.
7. Bei Einzahlungen, die keiner/m Schüler/in zugeordnet werden können, wird die gleiche Aufteilung wie unter Punkt 5. u. 6. vorgenommen, jedoch unter der eigens angeführten Rubrik "nicht zuordenbare Einzahlungen".
8. Die Förderungen, Projektunterstützungen und Einzelunterstützungen werden getrennt verbucht.
9. Die von der Schule beauftragten Spenden, Einhebungen und Sponsorings müssen termingerecht (spätestens bis Ende des laufenden Schuljahres) an die Schule überwiesen werden.
10. Anfallende Hilfeleistungen für die Schule werden so erfasst, dass sie in allen Aufstellungen identifiziert werden können. Solche Hilfeleistungen sind auf alle Fälle im laufenden Schuljahr abzuschließen, damit bis zum nächsten Schuljahr entsprechend reagiert werden kann.
11. Die/Der Kassier/in hat darauf zu achten, dass noch in der letzten Ferienwoche (also noch vor Kassaabschluss 31. 8.) etwaige offene Forderungen beglichen werden. Sollte die/der Kassier/in verhindert sein, dann muss sie/er seine/n Stv. oder ein anderes Vorstandsmitglied rechtzeitig damit beauftragen, damit keine Abdeckungen für das kommende Schuljahr entstehen. Ausgenommen sind Rechnungen oder Ansprüchen, die erst nach dem 31. August beim Elternverein einlangen.
12. Der Budgetvorschlag für das kommende Schuljahr wird von der/dem Kassier/in vorbereitet und in der 1. Vorstandssitzung (Mitte bis Ende Sep.), noch rechtzeitig vor der HV, gemeinsam besprochen. Dazu ist es notwendig den aktuellen Kassabericht und Budgetvorschlag des abgelaufenen Schuljahres zuzuziehen, damit entsprechend für das kommende Schuljahr budgediert werden kann.
13. Im Kassabericht für die Hauptversammlung sollte der Anfang- und Endstand des Kontostandes des jeweiligen Abrechnungszeitraumes auch erwähnt werden.
14. Im Kassabericht ist auch eine eventuelle Bestandliste, die jeweils nach Ende des Schuljahres erstellt und dem Kassier übergeben wird, anzuführen.
15. Sonstige Kosten oder Ausgaben genau und detailliert angeben, bzw. entsprechend zuordnen.
16. Die/Der Kassier/in hat die Verpflichtung rechtzeitig Hilfe von der/dem Kassier/in-Stv. oder Vorstand für die Durchführung der einzelnen Kriterien-Punkte einzufordern, sollte es zu terminlichen Engpässen kommen.
17. Die Kassa muss zu dem jeweiligen Einsicht- oder Prüfungstermin entsprechend fertiggestellt und vorbereitet sein. (siehe Pkt. 10 der Kriterien der Rechnungsprüfung)
18. Beanstandungen oder Einwände der RP müssen binnen 14 Tagen nach Bekanntwerden geklärt, bearbeitet und dokumentiert werden.